أربع نصائح للعلاقات العامة المزدحمة

كيف تبقى منظما أثناء ارتداء قبعات متعددة في مكان العمل

العلاقات العامة تتطلب منك إتقان عملية التوازن!  في مهنتنا ، نرتدي قبعات مختلفة كل يوم للتنقل بين مسؤوليات فريقنا وتوقعات عملائنا في وقت واحد. قد نحتاج إلى الاهتمام بالأمور على المستوى الإداري في لحظة واحدة ، ثم نواجه تحديا لإيجاد طرق للبقاء في حدود الميزانية في لحظة أخرى. ناهيك عن أننا أيضا أشخاص - ابنة ، أخت ، عمة ، ابن عم ، مجموعة لا حصر لها من القبعات المهنية والشخصية تستمر. حقيقة أساسية: هناك نقطة تناقص العوائد مع القبعات ، وبمجرد أن نصل إلى هذه النقطة في واحدة ، فإننا نخفض أدائنا في جميع النقاط الأخرى. لذا ، كيف يمكننا ارتداء قبعات متعددة مع ضمان عدم فقدان أنفسنا في هذه العملية؟ 

تتكون حياتنا من العديد من الأدوار المختلفة ، ويجب علينا تحليلها جميعا وإنشاء مجموعة أدوات "للمعرفة الحياتية". إنه عمل قيد التقدم ولكن هناك بعض النقاط التي تمكنت دائما من الاعتماد عليها أثناء انتقالي من مشروع إلى آخر بسلاسة قدر الإمكان. ربما قد ينطبق عليك عدد قليل؟ لذا ، مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك بعض النقاط ، أربع نقاط على وجه الدقة ، ساعدتني ، وقد تساعدك أيضا!

1. إدارة الوقت:

   ستكون هناك أوقات يتم فيها غزو مساحتك الشخصية وتحدث مكالمات أو اجتماعات غير متوقعة خلال عطلة نهاية الأسبوع. أثناء العمل في مجال العلاقات العامة ، قد يكون من الصعب جدا (وأحيانا الساحقة) التعامل مع مجموعة كبيرة من العملاء والتأكد من رضاهم جميعا في نهاية اليوم. بين الاجتماعات والأحداث والمكالمات الجارية لا بد أن تسقط الأمور من خلال الشقوق. لتجنب حدوث مثل هذه المزالق ، يجب عليك أولا وقبل كل شيء فهم متطلبات دورك لإنشاء وإدارة وقتك وفقا لذلك. بدون مهارات إدارة الوقت والإنتاجية ، قد يكون من السهل تعليق العديد من الالتزامات حتى اللحظة الأخيرة عندما تكون في حاجة ماسة إلى الاهتمام ، أو أن يكون لها حدود واضحة إذا كان عليك ذلك أو التكيف وفقا للموقف.  

2. أول الأشياء أولا:

   جميع المهام هي مهام مهمة. ولكن ليست كل المهام المهمة ملحة. من المهم أن نغطي الفرق بين المهام المهمة والمهام العاجلة (وهذا هو سبب وجودي هنا)! المهام العاجلة هي تلك التي تتطلب اهتماما فوريا. سواء كانت مواعيد نهائية ، أو استجابات للأزمات ، وما إلى ذلك ، فإن المهام العاجلة تتطلب منك الرد على الفور. يجب أن تكون حكيما فيما يتعلق بما هو عاجل للغاية ومقدار الوقت الذي ستقضيه فيه. ينطبق تصورك أيضا على الفريق الذي تعمل معه ، والعملاء الذين ترتبط بهم ، والتجمعات التي تنضم إليها. 

3. عين للحصول على التفاصيل:

   يتطلب ارتداء قبعات متعددة أيضا أن يكون لديك عين ناقدة. يمكن أن تعود المهام التي تتحقق منها من قائمة المهام الخاصة بك لتطاردك إذا كانت بها أخطاء أو فراغات. إذا لم تكن مهتما بالتفاصيل ، فستضيع الوقت في إعادة الأشياء بشكل متكرر دون تحقيق تقدم. 

4. ثق بالعملية (وفريقك):

   إذا كنت تقود إجراء / مهمة ، فمن السهل أن تنحرف عن مسارك بأهداف متعددة محددة في إطار زمني محدود. في كثير من الأحيان ، قد يكون العمل مع الآخرين أمرا صعبا إذا كان هناك عدم تطابق بينك وبين وتيرة فريقك. ومع ذلك ، فإن المثابرة والثقة هما العنصران الأكثر حتمية لتحديد الأهداف الناجحة ، لذا تأكد من المضي قدما!

ارتداء قبعات متعددة يعني المزيد من المشاركة والمزيد من الوقت لفهم دورك. أنت أكثر وعيا بالعمل الذي تقوم به ، ويصبح من الأسهل حل التحديات واستكشاف الفرص. مثل صانع الساعات ، لديك سيطرة كاملة على تروس ساعتك. يصبح من الأسهل على الناس أن يأتوا إليك ، وسيفعلون ذلك. لكن عليك أن تفهم أن هناك سلبيات لهذا إذا تركت دون رادع. بينما نعمل جميعا من أجل تكامل أفضل بين العمل والحياة ، إليك بعض الاستراتيجيات التي يجب مراعاتها وجعلها أكثر بساطة لك وللآخرين.

1. اترك مساحة صغيرة على طبقك (أو طبقك):

   لا تأخذ الكثير من الأدوار والمسؤوليات بحيث لا يكون لديك مجال للمناورة. تذكر أن الحياة تنطوي على مفاجآت وأحداث غير متوقعة. سوف ترغب في ترك مساحة صغيرة لهؤلاء.

2. لكل نعم ، يجب أن يكون هناك بعض لا:

   في كل مرة نتولى فيها دورا جديدا أو ندخل فرصة جديدة ، يجب علينا تقييم جميع الالتزامات الأخرى والنظر في ما يجب التخلي عنه. لدينا فقط ساعات طويلة لتدوير تلك القبعات!

3. قم بتضمين الرعاية الذاتية:

   نسمعها طوال الوقت. في حالات الطوارئ ، يجب علينا أولا تأمين قناع الأكسجين الخاص بنا قبل أن نتمكن من تقديم المساعدة للآخرين ، أليس كذلك؟ ضع في اعتبارك أنه حتى في الحياة اليومية ، يجب أن نجد طريقة لإعالة أنفسنا ، إذا أردنا أن نكون قادرين على إعالة الآخرين بالكامل.

4. ضع الحدود:

   لكل قبعة ترتديها ، تأكد من أنك وضعت حدودا وتوقعات معقولة. تواصل مع الآخرين بما يمكنك وما لا يمكنك فعله ضمن الدور الذي تشغله. يمكن أن يؤدي التغاضي عن هذه الخطوة إلى مشاكل كبيرة في المستقبل.

يمكن أن تساعدك معرفة التوازن الصحيح بين القبعات المختلفة على التخفيف من هذه المخاطر. آمل أن يساعدك هذا الدليل في إنصاف مسؤولياتك. يمكن أن يكون التلاعب بالأدوار المتعددة مرهقا إذا كنت تفتقر إلى المهارات الإدارية أو الاستراتيجية. ومع ذلك ، يمكن أن تساعدك الممارسة والصبر والاتساق على اكتساب هذه المهارات.

 

كلمات: رايسا خوليو ، مديرة حسابات مبتدئة في Atteline